LOS CORREOS ELECTRONICOS A TU SERVICIO

• Aumenta las ventas con tus actuales clientes
  
  A partir del hecho de que el correo electrónico se ha convertido ya en una herramienta de negocios indispensable y que este moderno medio de comunicación ha entrado a su etapa de madurez, es dado como raro encontrar alguien que no disponga de una cuenta de correo electrónico, aún cuando se trate de una sola cuenta empresarial para un grupo de trabajo o de un buzón de servicio de correo electrónico gratuito.
  La cuenta de correo como ya la hemos descrito, no es sólo un medio de comunicación escrita, también es un instrumento de mercadotecnia muy poderoso, por lo mismo, es súper necesario ponerse debida atención al uso que se le esté dando, de lo contrario puede convertirse en una arma contra de tu propio negocio.
  Es a partir de lo anterior que, deben evitarse en lo posible las siguientes acciones:
  
  • Usar buzones de correo gratuitos como Hotmail cuando se trate de comunicación de negocios.
  • Seguir usando su cuenta de correo personal cuando tu empresa cuenta ya con un Sitio Web que le permite personalizar tu cuenta bajo su propio dominio.
  • Cambiar constantemente de cuentas de correo.
  • Desarrollar una campaña de publicidad antes de definir una estrategia correcta en los buzones de correo.
  • Publicar material de marketing con información incorrecta de tu cuenta de correo para promocionar su empresa.
  • El empleo de nombres de cuentas de correo que no guarden relación contigo, con tu negocio o tu área de trabajo.
  • El uso de una sola cuenta para comunicación hacia un equipo de trabajo, debido a que esto hace perder confianza en el emisor del mensaje.
  
• Escucha muy bien lo siguiente: tu cuenta de correo no sólo te comunica con los prospectos, también vende. En realidad, forma parte importante de tu presentación y de tu negocio. Por esta razón y otras más, es suyo importante que definas una apropiada estrategia en cuanto a la implementación y uso del correo electrónico en tu negocio.
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  Bien, pero si aún no lo sabes, por un pago mensual que resulta accesible, casi irrisorio, para la mayoría de los negocios, puedes contratar un dominio a nombre de su empresa o de tu marca para implementar y personalizar el correo en tu negocio. La excelente imagen que sin lugar a dudas te dará y la promoción que de forma natural lleva a cabo una cuenta de correo personalizada, justifica plenamente el costo del pago mensual de este servicio.
  Ahora bien, no es absolutamente necesario o indispensable que implementes un Sitio Web en este dominio, aunque sí creemos que esto cada día es más recomendable.
  Una vez implementado el correo electrónico en tu negocio, no olvides orientar a tu personal y poner en práctica los siguientes consejos de cómo usar tu correo electrónico eficazmente:
  
• Responda rápida sistemática y consistentemente todos tus mensajes.
  
• mantener listos para ser enviados documentos que hacen referencia a trípticos electrónicos, cartas de venta, formularios para pedidos, entre otros documentos.
  
• Aprenda cómo usar todas las facilidades de su programa de correo electrónico para que usted sea más eficiente. Use siempre el corrector de ortografía.
  
• Emplee la opción de agregar una sección de firma en el envío de mensaje en todos sus correos. La sección de firma es el que aparece al final de su mensaje de correo.
  
• Use mayúsculas y minúsculas al redactar su mensaje. ¿Sabía Usted que es considerado rudo usar solo letras mayúsculas?
  
• Incluya una cuenta de correo en cada página de su Sitio Web. Esto facilita que su cliente pueda entrar en contacto con Usted.
  
• Redacte la línea de asunto con inteligencia y repensando cada palabra. Una buena redacción permitirá al destinatario saber de inmediato de qué trata el mensaje.
  
• Sea breve en sus respuestas y de forma directa. Al incluir un mensaje recibido, anexe sólo la parte que es pertinente y elimine el resto del mensaje.
  
• Genere sus mensajes de correo con texto plano y líneas en blanco para separar los párrafos. No todos los productos de correo pueden leer mensajes en formato HTML.
  
• Verifique que los destinatarios están de acuerdo en recibir archivos adjuntos. En ocasiones estos archivos son muy grandes e implican tiempo y costo para su recepción.
  
  Respecto a los mensajes con firma, podemos decir que estos son un elemento de un enorme valor para tu negocio, pero solo si se usan apropiadamente. Las firmas en cuestión son aquellas líneas que incluimos después del cuerpo del mensaje en nuestros correos, con el propósito de lograr una debida identificación y una buena forma de ser contactados.
  Pero, ¿es posible establecer de forma clara la amplitud y de cuántas líneas debe ser nuestro mensaje de firma?. Las normas internacionales sugieren que para comunicación abierta en foros de discusión y otros sitios similares, se empleen solo cinco datos básicos:
  Su nombre: Juan Augusto Salgado Escobar
  Su dirección: jsalgado@todopc.net
  Su empresa: Ingeniería de Sistemas Todopc Ltda
  Lo que Usted hace: Hosting, soporte, desarrollo y ventas de informática
  Su Sitio Web: http://www.todopc.net
  Usted puede reducir una o dos líneas al combinar su nombre y dirección de correo y al unir el nombre de su empresa con lo que Usted hace:
  Juan Augusto Salgado Escobar jsalgado@todopc.net
  Ingeniería de Sistemas Todopc Ltda, Hosting, soporte, desarrollo y ventas de informática
  http://www.todopc.net
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  También es aconsejable recordar que el estándar recomendado es no más de 65 caracteres por línea. Recuerde que su mensaje puede ser reenviado y en cada reenvío será automáticamente indexado. Si Usted emplea más de los 65 caracteres recomendados, su firma posiblemente perderá imagen.
  
• En cuanto al número de líneas, esto depende fundamentalmente a quién esté dirigiendo sus mensajes. Si se trata de comunicación hacia grupos o foros de discusión, debe Usted respetar estas normas internacionales de hasta 4 líneas máximo. Sin embargo, si se trata de comunicación de negocios entonces los estándares cambian. Si me permiten expresarlo de esta forma, en comunicación de negocios no hay reglas en cuanto al número de líneas.
  Así en este como en muchos otros aspectos de negocios el criterio es muy importante, por lo que debemos buscar un balance apropiado para nuestros mensajes de firma.
  Recuerde que puede definir más de un mensaje de firma en su administrador de correo de su computadora personal. Esto quiere decir que puede Usted tener dos o tres firmas definidas para asuntos de negocio, una firma para etiqueta internacional y otra serie de firmas para comunicación personal.
  
• Al aprovechar una facilidad que tienen los sistemas de administración de correo hacemos de este sistema una ventaja que puede convertirse también en un instrumento de marketing de gran valía, es la facilidad de auto-respuesta. Este servicio se implementa junto con algunas otras facilidades en su Sitio Web para poder ofrecer una respuesta mucho más expedita a los requerimientos de información por parte de clientes y otros visitantes. El sistema de auto-respuesta puede enviar automáticamente cartas de presentación, cotizaciones, información de productos y servicios, entre otros géneros de información, como respuesta a requerimientos en línea por parte de sus clientes. Pocas empresas aprovechan esta facilidad para integrarla a su estrategia de mercadotecnia.
  Para implementar la auto-respuesta, es necesario que Usted cuente con su propio Servidor Web y administrador de correo. Sin embargo, puede Usted lograr un nivel de servicio similar a través de un proceso manual de envío de mensajes, organizando sus documentos de venta y servicio post-venta y teniéndolos listos para envío en el momento que resulte necesario.
  
• En resumen, para poder aprovechar al máximo estas nuevas tecnologías defina correctamente y utilice en forma apropiada sus cuentas de correo, son la propia imagen de Usted y de su negocio. Usadas en forma correcta, son un excelente instrumento de venta. Diseñe cuidadosamente sus mensajes de firma, pero no olvide que el cuerpo del mensaje es lo más importante.
  
• Las cuentas de correo son un instrumento de mercadotecnia muy poderoso, haga un uso correcto de ellas y verá seguramente reflejadas sus acciones en nuevas oportunidades de negocio.
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